Cómo utilizar Google Cloud Connect de forma eficiente

Específicamente el 27 de febrero de este año, empecé a utilizar Google Cloud Connect, una herramienta muy nueva de Google, que permite integrar nuestros documentos de Microsoft Office con Google Docs. Es un plugin que se instala haciendo click aquí, luego ejecutamos Microsoft Office y podremos ver una nueva barra en la parte superior de cualquier documento de Word, Excel o Power Point.

Sólo la primera vez nos pedirá conectarnos a nuestra cuenta de Google Docs. Luego debemos configurar un único detalle: si la sincronización será automática (todos los documentos que salvemos, también se guardarán en Google Docs) o manual (tendremos que hacer click en “sincronizar” para guardar un documento de Office en Google Docs).

Ahora, además de las ventajas que mencioné, podremos compartir cualquier documento de Office con el que estemos trabajando, a través de Google Docs con algún amigo, y los dos vamos a poder trabajar simultáneamente con ese documento, y Google Cloud Connect se encargará de ir sincronizando los cambios con nuestra copia local en Microsoft Office y también en la copia que está en Google Docs.

Yo recomiendo fusionar Google Cloud Connect con otros servicios, también gratuitos, como Dropbox o SugarSync, que es lo que estoy haciendo. Escogí una carpeta dentro del disco duro de un computador en la oficina, en ella se guardarán por default todos los documentos de Office que generemos (datasheets de productos en Word, cotizaciones en Excel y catálogos de productos en Powerpoint). Luego, en mi cuenta de SugarSync, escogí sincronizar esa carpeta en la nube y entre todos mis dispositivos como iPhone, Laptop y demás. Gracias a esto, tengo accesibilidad en tiempo real para hacer correcciones y monitorear el contenido de todos esos documentos, incluyendo cualquier actualización de cada uno. Inmediatamente un documento es guardado yo puedo verlo no sólo en mi cuenta de SugarSync, sino, además accesarlo y editarlo desde mi cuenta personal de Google Docs y quedará también actualizado en la copia local, y por ende también dejará una copia en SugarSync, y en todos mis dispositivos.

Ya no existe para mi la posibilidad de perder un documento, ni siquiera bajo mi propia voluntad, pues aunque decida borrarlo del computador de la oficina, de Google Documents o de algún otro de mis dispositivos, SugarSync siempre guardará una copia del documento eliminado.

Mi conclusión es que después de cuatro meses utilizando al máximo esta herramienta, se ha convertido en imprescindible para mi, así que con toda seguridad la recomiendo. Especialmente para emprendedores y PYMES que no disponen de presupuestos para invertir en software. Ya que Microsoft Office por si solo no nos ayuda cuando necesitamos trabajar en colaboración, la única manera es usando la plataforma SharePoint que no está al alcance de pequeños negocios, dados sus costos de implementación, mantenimiento y administración, eso sin mencionar el costo de la licencia.

Por ahora, Google Cloud Connect es compatible con Office 2003, 2007, 2010. Y Windows Vista, Windows 7 (32 o 64 bits) y con Windows XP sólo si se tiene instalado .NET Framework 2.0. Lamentablemente todavía no está disponible para Mac.

A continuación, un video explicativo sobre cómo trabaja Google Cloud Connect. Por favor accedan directamente al enlace en Youtube y así podrán elegir subtitulos en español. Enlace a Youtube